國(guó)際空運(yùn)訂艙需提前準(zhǔn)備規(guī)范的貨物與交易資料，流程圍繞 “訂艙申請(qǐng) – 審核確認(rèn) – 貨物入倉(cāng) – 報(bào)關(guān)裝機(jī)” 逐步推進(jìn)，不同貨物類型(如普貨、危險(xiǎn)品)的資料要求略有差異。接下來(lái)，百運(yùn)網(wǎng)將為您詳細(xì)解答，希望對(duì)您有所幫助。
一、訂艙必備核心資料(普貨通用版)
1. 基礎(chǔ)訂艙信息(必填)
訂艙委托書(shū)(Booking Confirmation)：需明確起運(yùn)港、目的港(精準(zhǔn)到機(jī)場(chǎng)三字碼，如深圳 SZX、洛杉磯 LAX)、貨物名稱(中英文一致，避免模糊表述)、實(shí)際重量與體積(精確到小數(shù)點(diǎn)后 1 位，如 25.3kg、0.8m3)、預(yù)計(jì)入倉(cāng)時(shí)間、要求的航班日期及時(shí)效需求(如直飛 / 中轉(zhuǎn)、是否加急)。
收發(fā)貨人信息：包括公司名稱、詳細(xì)地址(中英文)、聯(lián)系人、電話、郵箱，若收貨方為海外代理或海外倉(cāng)，需注明代理編號(hào)及倉(cāng)單要求。
2. 貨物與交易相關(guān)資料
商業(yè)發(fā)票(Commercial Invoice)：需包含貨物明細(xì)(名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià))、幣別、貿(mào)易條款(如 EXW、FOB、DAP)、申報(bào)價(jià)值(需與報(bào)關(guān)資料一致，避免低報(bào) / 高報(bào))。
裝箱單(Packing List)：詳細(xì)列明每個(gè)包裹的重量、體積、件數(shù)、包裝類型(如紙箱、木箱)，若為多品類貨物，需按品類分欄標(biāo)注，便于分揀和報(bào)關(guān)查驗(yàn)。
報(bào)關(guān)資料：包括報(bào)關(guān)單、報(bào)關(guān)委托書(shū)(若委托貨代報(bào)關(guān))、產(chǎn)品 HS 編碼對(duì)應(yīng)的申報(bào)要素(如材質(zhì)、用途、型號(hào))，部分貨物需額外提供原產(chǎn)地證、熏蒸證明(木質(zhì)包裝)等。
3. 特殊貨物額外資料
帶電貨物(如電池、電子產(chǎn)品)：需提供 UN38.3 測(cè)試報(bào)告、MSDS(化學(xué)品安全技術(shù)說(shuō)明書(shū))、電池備案證明，明確電池類型(鋰金屬 / 鋰離子)及額定能量。
危險(xiǎn)品(如化工品、易燃品)：需提供危險(xiǎn)品分類鑒定報(bào)告、危險(xiǎn)品運(yùn)輸鑒定書(shū)、UN 編號(hào)、包裝性能檢驗(yàn)結(jié)果單，嚴(yán)格按國(guó)際空運(yùn)危險(xiǎn)品規(guī)則(IATA DGR)準(zhǔn)備。
食品、化妝品、醫(yī)療器械等：需提供目的國(guó)要求的認(rèn)證文件(如美國(guó) FDA 認(rèn)證、歐盟 CE 認(rèn)證)、衛(wèi)生證書(shū)或檢測(cè)報(bào)告，提前確認(rèn)合規(guī)性。
二、國(guó)際空運(yùn)訂艙完整流程(以跨境電商貨物為例)
1. 前期準(zhǔn)備：確認(rèn)需求與資料核對(duì)(1-2 個(gè)工作日)
貨主與貨代 / 航空公司溝通，明確貨物類型、時(shí)效要求、預(yù)算，貨代根據(jù)需求推薦合適的航線、航班及運(yùn)價(jià)(需確認(rèn)報(bào)價(jià)有效期)。
貨主整理上述訂艙資料，確保信息一致(如發(fā)票金額、貨物名稱與報(bào)關(guān)單統(tǒng)一)，尤其是重量、體積需精準(zhǔn)核算，避免因數(shù)據(jù)偏差導(dǎo)致艙位調(diào)整或額外費(fèi)用。
2. 提交訂艙申請(qǐng)：發(fā)起委托與艙位預(yù)留(1-3 個(gè)工作日)
貨主將訂艙委托書(shū)及相關(guān)資料發(fā)送給貨代，貨代審核資料完整性后，向航空公司提交訂艙申請(qǐng)(部分航司支持線上訂艙系統(tǒng)提交，效率更高)。
航空公司根據(jù)航班運(yùn)力、貨物類型審核訂艙需求，若艙位可用，會(huì)出具 “訂艙確認(rèn)單(Booking Confirmation/BK)”，明確航班號(hào)、艙位等級(jí)、入倉(cāng)地址及截單 / 截倉(cāng)時(shí)間。
若旺季艙位緊張，貨代可能需與航司協(xié)商預(yù)留艙位，此時(shí)貨主需及時(shí)支付訂艙定金(通常為運(yùn)費(fèi)的 10%-20%)，鎖定艙位權(quán)益。
3. 貨物入倉(cāng)：備貨、包裝與交付(按預(yù)計(jì)入倉(cāng)時(shí)間完成)
貨主按訂艙確認(rèn)單要求備貨，優(yōu)化包裝(如輕泡貨壓縮體積、重貨加固包裝)，并在包裹外標(biāo)注運(yùn)單號(hào)、收發(fā)貨人信息、易碎 / 防潮等標(biāo)識(shí)。
貨物送至指定入倉(cāng)地址(貨代倉(cāng)庫(kù)或機(jī)場(chǎng)貨站)，倉(cāng)庫(kù)工作人員核對(duì)貨物件數(shù)、重量、體積與訂艙信息一致后，出具 “入倉(cāng)單”，作為貨物交付憑證。
若貨物需上門提貨，提前與貨代約定提貨時(shí)間，確保貨物按時(shí)入倉(cāng)，避免錯(cuò)過(guò)截倉(cāng)時(shí)間。
4. 報(bào)關(guān)與審核：合規(guī)申報(bào)與查驗(yàn)應(yīng)對(duì)(1-2 個(gè)工作日)
貨代根據(jù)貨主提供的報(bào)關(guān)資料，向海關(guān)提交申報(bào)申請(qǐng)，海關(guān)審核資料無(wú)誤后，進(jìn)行電子放行;若貨物被抽查，需配合提供補(bǔ)充資料(如產(chǎn)品說(shuō)明、檢測(cè)報(bào)告)，確保查驗(yàn)通過(guò)。
報(bào)關(guān)完成后，貨代獲取 “報(bào)關(guān)放行通知書(shū)”，并同步給航空公司，確認(rèn)貨物可正常裝機(jī)。
5. 航班確認(rèn)與裝機(jī)：跟蹤動(dòng)態(tài)與異常處理
航班起飛前 1-2 天，貨代向航空公司確認(rèn)最終艙位，避免因航班調(diào)整(如延誤、取消)導(dǎo)致艙位流失，若出現(xiàn)異常，及時(shí)協(xié)調(diào)改期或更換航班。
貨物按截單 / 截倉(cāng)時(shí)間完成裝機(jī)，航空公司出具 “航空運(yùn)單(AWB)”，貨代將運(yùn)單編號(hào)及航班動(dòng)態(tài)同步給貨主，貨主可通過(guò)航司官網(wǎng)或貨代追蹤系統(tǒng)查詢貨物運(yùn)輸狀態(tài)。
6. 后續(xù)跟進(jìn)：目的港清關(guān)與派送銜接
貨主提前將運(yùn)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單等資料發(fā)送給目的港收貨方或代理，確保貨物到港后可及時(shí)清關(guān)。
貨代持續(xù)跟蹤貨物到港狀態(tài)，若目的港出現(xiàn)清關(guān)延誤、查驗(yàn)等問(wèn)題，協(xié)助協(xié)調(diào)處理，確保貨物順利送達(dá)。
三、訂艙關(guān)鍵注意事項(xiàng)
資料一致性：所有文件中的貨物名稱、重量、體積、申報(bào)價(jià)值等信息必須統(tǒng)一，避免因信息沖突導(dǎo)致報(bào)關(guān)失敗或艙位取消。
截單 / 截倉(cāng)時(shí)間：嚴(yán)格遵守訂艙確認(rèn)單上的截單(提交報(bào)關(guān)資料截止時(shí)間)和截倉(cāng)(貨物入倉(cāng)截止時(shí)間)，超時(shí)可能無(wú)法正常裝機(jī)，需支付加急費(fèi)或改期。
特殊貨物提前溝通：帶電、危險(xiǎn)品、超大件等特殊貨物，需在訂艙前告知貨代，確認(rèn)航司是否承接及所需額外資料，避免訂艙后因資質(zhì)不符被拒收。
旺季提前規(guī)劃：旺季(如圣誕備貨期、跨境電商大促后)需提前 1-2 個(gè)月訂艙，預(yù)留充足的審核和艙位協(xié)調(diào)時(shí)間，避免 “一艙難求”。
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