國際空運訂艙需提供基礎單證、貨物信息文件、特殊貨物附加材料三類核心資料，確保訂艙信息準確、運輸合規(guī);而訂艙單作為訂艙的核心憑證，需明確標注收發(fā)貨人、貨物、運輸?shù)汝P鍵信息，避免因信息缺失或錯誤導致訂艙失敗、運輸延誤。接下來，百運網(wǎng)將為您詳細解答，希望對您有所幫助。
一、國際空運訂艙需提供的全部資料
1. 基礎必備資料(所有貨物通用)
訂艙委托書(Booking Note)：由貨主或貨代填寫，是訂艙的核心申請文件(后文詳細說明核心信息)，需加蓋貨主或貨代公章。
商業(yè)發(fā)票(Commercial Invoice)：注明貨物名稱、數(shù)量、單價、總價、貿(mào)易術語(如 EXW、CIF)、收發(fā)貨人信息，需與報關單一致，作為航空公司核算運費、海關審核貨值的參考。
裝箱單(Packing List)：詳細列明貨物的件數(shù)、毛重、體積、包裝類型(如紙箱、托盤)、每個包裝的尺寸(長 × 寬 × 高)，需與貨物實際情況完全匹配，是航空公司配載、計算體積重的關鍵依據(jù)。
收發(fā)貨人資質文件：若為企業(yè)貨主，需提供收發(fā)貨人營業(yè)執(zhí)照復印件;若為個人，提供身份證明文件(如護照);部分國家(如美國、歐盟)需提供收發(fā)貨人稅務登記號(如 EIN、VAT 號)。
2. 特殊貨物附加資料(按需提供)
帶電貨物(鋰電池、充電寶等)：需提供 UN38.3 測試報告、MSDS(化學品安全技術說明書)、危險品運輸鑒定書，若為航空限制的鋰電池(如超過 100Wh 的電池組)，還需提供航空公司專項審批文件。
危險品(UN 編號貨物)：除 MSDS、危險品鑒定書外，需提供危險品包裝使用鑒定結果單(危包證)、危險品申報單，部分航空公司要求提供危險品運輸培訓證書。
生鮮 / 冷鏈貨物：需提供冷鏈運輸協(xié)議、貨物溫度要求說明、檢驗檢疫證明(如食品類需提供衛(wèi)生證書)，部分航線需提供航空冷藏設備檢測報告。
高價值貨物(珠寶、精密儀器等)：需提供貨物價值證明(如購銷合同、付款憑證)，若投保空運險，需同步提供保險單復印件。
侵權風險貨物(品牌商品)：需提供品牌授權書(若為代理銷售)，避免因侵權問題被航空公司拒運或海關扣關。
3. 其他補充資料(視航線 / 承運人要求)
原產(chǎn)地證：部分航線(如中國 – 東盟、RCEP 成員國)需提供原產(chǎn)地證，用于目的港清關時享受關稅減免。
報關單預錄單：部分航空公司要求提供報關單預錄單，確認貨物申報信息合規(guī)，避免訂艙后因報關問題無法裝機。
委托書(若委托貨代訂艙)：貨主需提供加蓋公章的訂艙委托書，明確委托權限、費用承擔方式、運輸要求(如時效、航線偏好)。
二、訂艙單(Booking Note)的核心信息
訂艙單是貨主 / 貨代向航空公司提出訂艙申請的正式文件，核心信息需準確、完整，避免歧義，主要包括以下 8 類：
1. 收發(fā)貨人信息(需與其他單證一致)
發(fā)貨人(Shipper)：名稱、地址、聯(lián)系電話、郵箱，若為企業(yè)需注明營業(yè)執(zhí)照號，若委托貨代訂艙，可填寫貨代名稱(主單場景)或實際貨主名稱(分單場景)。
收貨人(Consignee)：名稱、地址、聯(lián)系電話、郵箱，需準確到目的港城市及詳細地址，避免貨物到港后無法聯(lián)系收貨人;若為 “指示收貨人”(To Order)，需注明背書要求。
通知人(Notify Party)：通常為目的港貨代代理或收貨人指定聯(lián)系人，需提供有效聯(lián)系方式，便于貨物到港后及時通知提貨。
2. 貨物核心信息(決定艙位匹配與運價核算)
貨物名稱(Commodity Description)：需使用英文準確描述，避免模糊表述(如 “電子產(chǎn)品” 需具體注明 “手機配件”“充電器”)，特殊貨物需標注 UN 編號(如鋰電池標注 “UN3480”)。
件數(shù)(Number of Packages)：明確貨物總件數(shù)，標注包裝類型(如 “10 Cartons”“5 Pallets”)，若為多個包裝，需注明每個包裝的編號(如 “Carton 1-10”)。
毛重(Gross Weight)：貨物總毛重(單位 kg)，需與裝箱單、過磅重量一致，誤差不得超過 ±3%(部分航空公司要求更嚴格)。
體積(Volume)：貨物總體積(單位 m3 或 cm3)，需按包裝外輪廓最大尺寸計算，標注體積計算方式(如 “1.2 m3 (L×W×H=120×50×20cm×10)”)，便于航空公司計算體積重。
計費重(Chargeable Weight)：可由貨主預估(最終以航空公司核算為準)，若為輕泡貨需注明體積重，幫助航空公司快速匹配艙位。
3. 運輸要求信息(明確服務標準與特殊需求)
起運機場(Airport of Departure)：標注機場三字碼(如深圳寶安機場 SZX、上海浦東機場 PVG)，避免因機場名稱相似導致訂艙錯誤(如 “廣州白云機場 CAN” 與 “廣州花都機場” 區(qū)分)。
目的機場(Airport of Destination)：同樣標注三字碼(如洛杉磯 LAX、法蘭克福 FRA)，若為中轉航線，需注明中轉樞紐(如 “深圳 SZX – 迪拜 DXB – 約翰內(nèi)斯堡 JNB”)。
運輸方式(Shipment Type)：選擇直飛(Direct)或中轉(Transit)，若有航線偏好(如指定航空公司)，需注明航空公司二字碼(如國航 CA、阿聯(lián)酋航空 EK)。
時效要求(Time Requirement)：如 “緊急件(Urgent)”“7 天內(nèi)抵達”，便于航空公司優(yōu)先配載或貨代匹配最優(yōu)航線。
特殊服務需求：如 “冷鏈運輸(Temperature Controlled，+2℃~+8℃)”“危險品運輸(Dangerous Goods)”“貨物加固包裝(Crating)”，需明確標注，避免后續(xù)變更影響艙位。
4. 費用與結算信息
運價類型(Rate Type)：如 “普通運價(General Rate)”“協(xié)議運價(Contract Rate)”“旺季運價(Peak Season Rate)”，若為協(xié)議運價，需注明協(xié)議編號。
費用承擔方式(Payment Terms)：標注 “預付(Prepaid)” 或 “到付(Collect)”，明確運費、燃油附加費、安保費等費用的支付方，若為預付需注明付款期限。
其他費用說明：如 “中轉費(Transit Fee)”“倉儲費(Warehousing Fee)” 的承擔方式，避免后期費用爭議。
5. 其他關鍵信息
訂艙單號(Booking Reference No.)：由貨代或航空公司編制，用于跟蹤訂艙進度、貨物軌跡。
貨物是否可堆疊(Stackable)：標注 “是(Yes)” 或 “否(No)”，便于航空公司配載時合理利用艙位空間。
備注(Remarks)：填寫其他特殊要求，如 “貨物易碎，需輕拿輕放(Fragile, Handle with Care)”“目的港需提供提單正本提貨(Release Against Original B/L)”。
實操注意事項
所有資料與訂艙單信息需保持一致：尤其是收發(fā)貨人名稱、貨物名稱、毛重、體積等核心字段，若存在差異，可能導致訂艙被拒、報關失敗或貨物無法提貨。
特殊貨物信息需提前標注：避免訂艙后因航空公司不承接該類貨物導致艙位取消，浪費時間成本。
預留修改時間：訂艙后若需變更信息(如收貨人、目的機場)，需提前 24-48 小時通知航空公司或貨代，旺季變更可能產(chǎn)生改單費，部分關鍵信息(如貨物類型)變更可能導致重新訂艙。
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