訂艙是托運(yùn)人(shippers)或其代理人向承運(yùn)人(CalTier)，即班輪公司或它的營業(yè)所或代理機(jī)構(gòu)等申請貨物運(yùn)輸，承運(yùn)人對這種申請給予承諾的行為。與租船運(yùn)輸不同，班輪運(yùn)輸中承運(yùn)人與托運(yùn)人之間通常是以口頭或訂艙函電(booking memo)進(jìn)行預(yù)約的。只要船公司對這種預(yù)約給予承諾，并在艙位登記簿(space book)上登記，即表明承、托雙方已建立了有關(guān)貨物運(yùn)輸?shù)年P(guān)系，并著手開始貨物裝船承運(yùn)的一系列準(zhǔn)備工作。

一般，在國際貿(mào)易中，出口商總是力爭以CIF價格條件成交。在這種情況下，出口商須承擔(dān)出口貨物的托運(yùn)工作，將貨物運(yùn)交國外的進(jìn)口商，所以訂艙工作多數(shù)在裝貨港或貨物輸出地由出口商辦理。但是，如果出口貨物是以FOB價格條件成交，則訂艙工作就可能在貨物的輸入地或卸貨港由進(jìn)口商辦理。這樣的訂艙稱為卸貨地訂艙(home booking)。

訂艙方式主要有如下三種：

1)離線訂艙。離線訂艙主要是通過傳真、電話或者E．mail、EDI等途徑實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)上離r線訂艙可以使用離線訂艙軟件進(jìn)行離線訂艙，然后發(fā)電子郵件給承運(yùn)人完成訂艙。

2)在線訂艙。在線訂艙也稱電子訂艙(E—booking)，它可以提供給客戶一個交易平臺，通過因特網(wǎng)把客戶要價和服務(wù)供應(yīng)商的報價在網(wǎng)上進(jìn)行對碰使雙方達(dá)成交易。

3)卸貨地訂艙。

訂艙的流程

詢價：貨物托運(yùn)人或其代理人根據(jù)貨物的種類、數(shù)量、重量、體積、起運(yùn)港、目的港等信息，向船舶公司或港口代理機(jī)構(gòu)詢問海運(yùn)費(fèi)、陸運(yùn)費(fèi)、港雜費(fèi)等費(fèi)用，以及船期、航線、班輪等信息。

接單：貨物托運(yùn)人或其代理人在比較多家船公司或港口代理機(jī)構(gòu)的報價和服務(wù)后，選擇合適的一家，并向其提交托運(yùn)單。托運(yùn)單上應(yīng)包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、體積、包裝方式、起運(yùn)港、目的港、收發(fā)貨人等信息。

訂艙：船公司或港口代理機(jī)構(gòu)根據(jù)托運(yùn)單上的信息，安排貨物的裝載計劃，并向貨物托運(yùn)人或其代理人出具訂艙單。訂艙單上應(yīng)包括船名、航次、提單號、箱型、箱量等信息。

做箱：貨物托運(yùn)人或其代理人根據(jù)訂艙單上的信息，將貨物裝入集裝箱，并填寫裝箱單。裝箱單上應(yīng)包括集裝箱號、封條號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量等信息。

報關(guān)：貨物托運(yùn)人或其代理人根據(jù)海關(guān)規(guī)定，向海關(guān)申報貨物的出口信息，并提供報關(guān)單、發(fā)票、合同、核銷單等相關(guān)單證。海關(guān)對貨物進(jìn)行檢驗(yàn)后，出具出口清單和出口退稅聯(lián)。

提單確認(rèn)和修改：貨物托運(yùn)人或其代理人根據(jù)實(shí)際情況，向船公司或港口代理機(jī)構(gòu)確認(rèn)和修改提單上的內(nèi)容。提單是一種具有法律效力的運(yùn)輸憑證，上面應(yīng)包括提單號、收貨人、通知人、起運(yùn)港、目的港、貨物名稱、數(shù)量、重量等信息。

簽單：貨物托運(yùn)人或其代理人在收到正本提單后，應(yīng)及時簽收，并按照付費(fèi)條款支付相關(guān)費(fèi)用。

結(jié)算：貨物托運(yùn)人或其代理人在完成出口手續(xù)后，應(yīng)及時向海關(guān)申請退稅，并向財政部門提交核銷單等相關(guān)單證。

提單發(fā)放：貨物托運(yùn)人或其代理人將正本提單寄給目的地的收貨人或通知人，以便他們在到達(dá)港口后提取貨物。

訂艙的注意事項

及時：訂艙應(yīng)在船舶抵達(dá)港口或截止簽單前，及時辦理托運(yùn)手續(xù)，以免錯過船期或造成額外的費(fèi)用。

準(zhǔn)確：訂艙時應(yīng)盡量保證托運(yùn)單上的數(shù)據(jù)正確、相符，以免影響貨物的裝載、運(yùn)輸和結(jié)算。

合理：訂艙時應(yīng)根據(jù)貨物的特性、市場情況和客戶需求，選擇合適的船公司、航線、班輪和箱型，以實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸?shù)陌踩?、快捷和?jīng)濟(jì)。

完整：訂艙時應(yīng)備齊所有需要的單證和資料，如許可證、配額、商檢、動植檢等，以便順利通過海關(guān)和其他部門的審核